أولاً :تعريف الوكالة بالأمانة :
عملية الوكالة بالأمانة عبارة عن نقل حيازة للبضاعة (وليست عملية نقل ملكية البضاعة من مالكها ” الموكل ” ) إلى شخص طبيعى أو معنوى أخريطلق عليه الوكيل ليقوم ببيعها باسمه لحساب الموكل مقابل عمولة يتفق عليها بين الطرفين .
وبضاعة الأمانة بهذا المفهوم لا تعتبر مشتريات بالنسبة للوكيل وإنما بضاعة طرفه بصفة أمانة بغرض بيعها وتعامل محاسبيا بدفاتر الوكيل ودفاتر الموكل بهذا المفهوم .
وهذا المفهوم له أهمية للأسباب الآتية :
1- لا يترتب على إرسال الموكل البضاعة إلى الوكيل دائنية الأول أو مديونية الثاني حيث أن الدائنية والمديونية لا تتولد إلا عند قيام الوكيل بعملية بيع البضاعة .
2- لا يترتب على هذه البضاعة تحقق اى ايراد ، فالإيراد لا يحقق إلا بعملية بيع الوكيل للبضاعة .
3- بضاعة الأمانة وأن كانت موجودة بمخازن الوكيل لا تدخل ضمن بضاعة اخر المدةالخاصة بمنشأته عند إعداده حساباته الختامية ولا يجوز إظهارها ضمن أصوله بقائمةمركزه المالى .
4- تتحدد حقوق ومسئولية كل من الموكل والوكيل وفقاً لما يقضىبه القانون والعرف التجارى فى هذه الحالات ، وفقاً للشروط التى يحددها العقد بينهما ، ومن امثلة هذه الحقوق والمسئولية :
أ – لا يتعرض الوكيل لأى خسائر ناتجة عن التقلب فى الأسعار .ب- لا يتحمل الوكيل مسئولية تلف البضاعة إلا إذا أثبت أن التلف قد حدث نتيجة إهماله .ج- نتيجة احتفاظ الموكل بملكية البضاعة ، فانه له حق استردادها فى أى وقت يشاء .د- فى حالة بيع الوكيل جزء من البضاعة على الحساب فإنه لا يتحمل الديون المعدومة الناتجة عن هذا البيع الآجل – إلا إذا كانت عمولته عمولة شاملة ضامنه وتعهد بتحمل هذه الديون .ه- إذا أفلس الوكيل فللوكيل الحق فى إستيراد بضاعة الأمانة ، ولا يجوز أن تدخل هذه البضائع ضمن أموال التفليسة لأنها مودعة طرف الوكيل بصفة أمانة وليست ملكاً له .
ثانياً : المعالجة الدفترية لبضاعة الأمانة بدفاتر الوكيل
نظراً لأن التوكيلات تمثل جانباً من النشاط التجارى للشركة لذا لزم الأمر أن نعرض المعالجة الدفترية لبضاعة الأمانة بدفاتر الوكيل بصورة مستقلة وهناك عدة مراحل لاثبات عمليات بضاعة الأمانة بدفاتر الوكيل .
1 ) عند إستلام الرسالة تثبت أى كمية واردة وأى تصرف ببطاقة خاصة لرسالة الأمانة بالمخازن ، وإذا تبقى شىء من بضاعة الأمانة لدى الوكيل فى نهاية السنة المالية فلا تدخل ضمن قيمة المخزون فى أخر المدة.
أما فى دفاتر الوكيل المالية فلا توجد قيود بدفاتر الوكيل عن وصول البضاعة ، بل يكتفى بتسجيل هذه الحقيقة فى دفتر إحصائى خاص .
2 ) يبدأ الوكيل بالصرف على رسالة الأمانة وبيعها وتثبت مصروفات الوكيل أولاً باول بالقيد التالى : –
×× من ح / الموكل
×× إلى ح /البنك أو الصندوق
أما المبيعات فنفرق بين مبيعات الوكيل النقدية والآجلة كما يلى : –
المبيعات النقدية
×× من ح /البنك أو الصندوق
×× إلى ح / الموكل
المبيعات الآجلة
×× من ح / عملاء الموكل
×× إلى ح / الموكل
وعند سداد عملاء الموكل لحساباتهم المدينة يثبت ذلك بدفاتر الوكيل بالقيد التالى : –
×× من ح / البنك أو الصندوق
×× إلى ح / عملاء الموكل
عند رد عملاء الموكل لجانب من البضاعة للوكيل فتثبت هذه الحقيقة بالقيد التالى :
×× من ح /البنك أو لصندوق
×× إلى ح / عملاء الموكل – بيع آجل
أو
×× إلى ح / البنك او الصندوق – بيع نقدى
3 ) عند إرسال حساب المبالغ من البضاعة للموكل يحتسب الوكيل عمولته كنسب مئوية من المبيعات وتقدير العمولة بدفاتره بالقيد التالى :
×× من ح / الموكل
×× إلى ح / العمولة ” إيرادات
4 ) عند إرسال الوكيل لحساب المباع سواء نقداً أو بشيك سداد لكل أو جزء من الرصيد يدرج فى دفاتره القيدالتالى :
×× من ح / الموكل
×× إلى ح / البنك أو النقدية
ويجب مراعاة أنه إذا كانت هناك معاملات أخرى بين الموكل والوكيل بخلاف رسالات الأمانة فيجب على الوكيل فتح حساب أخر للموكل عن هذه المعاملات ويجب التميز بين الحسابين حتى لا تحدث أخطاء فى الترحيل .
ثالثاً : المعالجة المحاسبية للمشاكل الخاصة ببضاعة الأمانة نعرض فيما يلى لمجموعة من المشاكل الخاصة ببضاعة الأمانة ولعل من أبرزها ما يلى :
1 ) الاتفاقيات بين الموكل والوكيل الخاصة بالعمولة
قد يرد فى عقد الوكالة أحد الأشكال التالية للعمولة.
أ – عمولة عادية لا يترتب عليها ضمان الوكيل للمشتريات فى حالة توقفهم عن السداد نتيجة مبيعات أجله ، وما دام الوكيل قد أدى واجبة بالتأكد من المركز المالى للمشتريات .
ب- عمولة ضامنة حيث تزداد نسبةعمولة الوكيل على المبيعات الآجله عن نسبه عمولته على المبيعات النقدية ، وفى هذاالاتفاق يضمن الوكيل العملاء فى المبالغ المستحقة عليهم مقابل زيادة نسبة عمولتهعلى المبيعات الآجلة .
ج- عمولة شاملة : حيث توجد النسبة على كل المبيعات سواءكانت نقدية أو أجله وتكون النسبة أعلى من نسبة العمولة العادية وهذه الاتفاقية تكون أفضل للموكل حيث تضمن له سداد الوكيل بقيمة المبيعات الآجلة كذلك تعطى حافزاًللوكيل فى أن يدقق فى اختيار العملاء الآجلين .
ونورد فيما يلى المعالجةالمحاسبية للمبيعات الآجلة فى دفتر الوكيل طبقاً لأنواع العمولة .
أولاً : فى حالة عدم ضمان الدفع ” عمولة عادية
×× من حـ / عملاء الموكل
×× إلى حـ /الموكل
( إثبات واقعة البيع الآجل )
×× من حـ / الموكل
×× إلى حـ / عملاءالموكل
(إعدام بعض الديون ويحمل بها الموكل )
ثانياً : فى حالة ضمان الدفع ” سواء كانت العمولة ضامنة أو شاملة ”
×× من حـ / العملاء العميل
×× إلى حـ / الموكل
( إثبات واقعة البيع الآجل )
×× من حـ / الديون المعدومة
×× إلى حـ / العملاء
( إثبات الديون المعدومة بحسابات الوكيل )
2 ) اتفاقيات الدفع بين الموكل والوكيل ومعالجة خصم تعديل الدفع بدفاترالوكيل .
اولاً : إتفاقيات الدفع بين الموكل والوكيل
غالباً ما يتفق فى عقد الوكالة بالأمانة على الطريقة التى يتم بها سداد الوكيل لقيمة بضاعة الأمانة المباعة :
أ – قد يكون الاتفاق على أن يقوم الوكيل بسداد المستحق عليه عندإرسال حساب المباع .
ب-قد يكون الاتفاق على أن يرسل الوكيل فى فترات دورية نسبهمئوية من متحصلات المبيعات .
ج-أو قد يكون الاتفاق على أن يسحب الموكل علىالوكيل ورقة تجارية أو خطاب ضمان عند إرسال البضاعة للوكيل .
وفى جميع الحالاتيراعى أن القيد الدفترى فى دفاتر الوكيل يتم عند إرساله المبالغ أو إصدار ورقةالدفع أو خطاب الضمان.
ثانياً : خصم تعجيل الدفع إذا منح الوكيل لعملاءالأمانة خصم تعجيل دفع لسدادهم الديون المستحقة عليهم قبل تاريخ الاستحقاق ، فأن معالجة هذا الخصم تتوقف على كون الوكيل غير ضامن أو ضامن للدفع .
ففى حالة الوكيل غير ضامن للدفع يتحمل الموكل هذا الخصم ويكون القيد كالتالى :
×× من حـ /الصندوق أو البنك ” بقيمة المتحصلات “
×× من حـ / الموكل ” بقيمة خصم تعجيلالدفع ”
×× إلى حـ / عملاء الموكل ” بقيمة المبيعات “
(إثبات تحصيل الديون والسماح بالخصم)
أما فى حالة الوكيل ضامن للدفع فيتحمل الوكيل بهذا الخصمويكون القيد كالتالى : –
×× من حـ / البنك أو الصندوق ” بقيمة المتحصلات “
×× من حـ / الخصم المسموح به ” بقيمة الخصم “
×× إلى حـ / العملاء
العميل……… ( بقيمة المبيعات الآجلة )
( إثبات تحصيل الوكيل للديون والسماح بالخصم )
3 ) إرسال البضاعة من وكيل إلى آخر بأمر الموكل
إذا كان للموكل عدداً من الوكلاء فى مناطق مختلفة ، فقد يطلب الموكل من أحدالوكلاء إرسال بعض البضاعة الموجودة طرفه ( لزيادتها عن حاجته أو لعدم قدرته على تصريفها ) إلى وكيل أخر .
أ – فى دفاتر الوكيل المرسل يثبت قيمة المصاريف التى تحملها فى إرسال البضاعة إلى الوكيل المرسل إليه البضاعة بالقيد التالى : –
×× من حـ / الوكيل المرسل إليه
×× إلى حـ / الصندوق أو البنك
ولا يثبت الوكيل المرسل أى قيود عن قيمة البضاعة المرسلة ولكن يكتفى بإثبات التحويل بمذكرة بالسجل الخاص بالبضاعة .
ب- وفى دفاتر الوكيل المرسلة إليه البضاعة فإنه يعتبرها كما لوكانت وأرده له من الموكل ويكتفى بإثبات إستلامة للبضاعة بمذكرة فى سجل بضاعةالأمانة الخاص بالموكل . أما بالنسبة لأية مصروفات يتحملها للحصول على البضاعة فيتم القيد التالى :
×× من حـ / الموكل
×× إلى حـ / الصندوق أو البنك
(إثبات قيمة المصروفات التى تحملها الوكيل فى الحصول على البضاعة )
4 ) رد الوكيل البضاعة إلى الموكل
إذا لم يتمكن الوكيل من تصريف جانب من البضاعة أو رغب الموكل فى إسترداد جزء من بضاعته فيقوم الوكيل بردها له وتثبت هذه الحقيقة بمجرد مذكرة رد تدرج فى سجل بضاعة أمانة الموكل أما المصروفات التى يتحملها الوكيل لرد البضاعة للموكل فيتم القيد التالى :
×× من حـ / الموكل
×× إلى حـ / الصندوق أو البنك
( إثبات قيمة المصروفات الخاصة برد البضاعة للموكل )
5 ) إصابة رسالة الأمانة بتلف أو ضياع أو بعجز
رسالة الأمانة قد تتعرض للتلف بسبب حريق أوسرقة وتتوقف معالجة التلف أو الضياع بالدفاتر على اعتبارين هامين هما :
أ – هل التلف أو الضياع نتيجة إهمال أو عدم إهمال من الموكل .
ب-هل البضاعة التالفة اوالمسروقة مؤمن عليها أو غير مؤمن عليها .
وبالنسبة للاعتبار الأول فتحديد الطرفالذى يتحمل الخسارة تنظمها نصوص القانون المدنى والتى تقضى بأن يبذل الوكيل دائماً فى تنفيذ وكالته عناية الرجل المعتاد .
فإذا أثبت أن التلف قد نشاء عن انحراف الوكيل عن تلك الحدود القانونية ، عدا مسئولاً أمام الموكل عن مقدار التلف أوالسرقة وقعت بالرغم من قيام الوكيل بواجبه القانونى أو نتيجة لظروف خارجة عن ارادته ، تحمل الوكيل عبء الخسارة .
وفيما يلى نعرض المعالجة الدفترية للتلف أو الضياع :
أولاً : فى حالة إهمال الوكيل ” البضاعة غير المؤمن عليها ”
تقدر قيمةالتعويض ، ويمكن التقدير على أساس سعر الفاتورة الصورية أو أى أساس آخر يتفق عليهوتكون المعالجة الدفترية كما يلى :
×× من حـ / خسائر بضاعة الأمانة التالفة
×× إلى حـ / الموكل
( إثبات خسائر تلف البضاعة )
ثانياً : فى حالة عدم إهمال الوكيل ” البضاعة غير مؤمن عليها ”
يثبت الوكيل هذا التلف بمذكرة بسجلبضاعة الأمانة مع ملاحظة أنه لا يستحق عمولة على البضاعة التالفة ولا يتم إعدادقيود محاسبية فى هذه الحالة .
ثالثاً : فى حالة عدم إهمال الوكيل ” البضاعة مؤمن عليها ”
عند دفع الوكيل لقسط التأمين
×× من حـ / الموكل
×× إلى حـ /الصندوق أو البنك
عندما تدفع شركة التأمين التعويض للوكيل
×× من حـ / البنكأو الصندوق
×× إلى حـ / الموكل
رابعاً : فى حالة إهمال الوكيل ” البضاعة مؤمن عليها “
إذا أثبت أن التلف أو الضياع كان نتيجة إهمال الوكيل ، فلن تقرر شركة التأمين دفع التعويض وفى هذه الحالة يتحمل الوكيل هذه الخسارة وتقيد بالطريةالسابق شرحها فى أولاً.
خامساً : العجز فى البضاعة
يظهر العجز فى البضاعةعندما يرسل الوكيل حساب المباع ويتضح أن الكميات المرسلة أكثر من تلك المباعة والباقية طرفه ويجب التفرقة بين العجز الطبيعى والعجز غير الطبيعى .
أ – العجزالطبيعى : ينشأ نتيجة عوامل طبيعية لا يمكن التحكم فيها ويكون فى حدود النسب المئوية المتفق عليها بين الموكل والوكيل .
ويمكن معالجة العجز الطبيعى بعدمإثبات شىء بالدفاتر بخصوصه.
ب- العجز غير الطبيعى : هو عجز فى الكمية يتعدى النسب المئوية المتفق عليها ويتحمل الوكيل بهذا العجز الذى يحتسب على أساس الفرقبين العجز الفعلى وبين العجز الطبيعى
ويتم إجراء القيد التالى :
×× من حـ /خسائر غير طبيعية فى بضاعة الأمانة
×× إلى حـ / الموكل
( إثبات العجز غيرالطبيعى )
