الدورة المستندية للمخازن

 

الدورة المستندية للمخازن

تلعب التكاليف التي تنفقها الشركة للقيام بنشاطها دورا مهما في نجاحها بشكل عام خلال تحويل النقد إلى سلع أو خدمات، وتعد الدورة المستندية للمخازن صميم عملية الشراء ويمكن أن يكون لها تأثير كبير على إنتاجية الشركة، قدرتها التنافسية و تحقيقها للأرباح.

شرح الدورة المستندية للمخازن

إن فهم الدورة المستندية للمخازن لشركتك هو الخطوة الأولى نحو المضي بنشاطك قدما، إذ يمكنك من التأكد أن قسم المشتريات وإدارة المخازن يدعمان نشاطك بفعالية من خلال تقليل التكاليف، وتوفير الوقت، الطاقة والموارد.

ولشرح الدورة المستندية للمخازن بشكل مبسط، يمكن تعريفها على أنها تلك العملية التي تقوم المنشأة من خلالها بطلب السلع التي تحتاجها والحصول عليها ” تخزينها ” ودفع قيمتها ثم تصنيعها، صرفها ثم بيعها.

وتبدأ هذه الدورة بتحليل الاحتياجات وتنتهي بالدفع وحفظ السجلات. وأثناء ذلك، يتم إنشاء أمر شراء أو دفع ثمن السلع مباشرة، أو طرح مناقصات لتشجيع المنافسة والحصول على أفضل العروض من حيث السعر المعروض من الموردين.

وبعد إتمام عملية الشراء يأتي من ثم تخزين السلع، التصنيع في حالة المواد الخام يلي ذلك الصرف، التوزيع والبيع.

ما هو الهدف من إعداد الدورة المستندية

• تحديد الإدارات المشتركة في تنفيذ ووظيفة أو نشاط معين.

• تجميع البيانات والتقارير اللازمة للإدارة العليا والإدارات الاخرى.

• مساندة الادارة في اتخاذ القرارات بصورة صحيحة وواضحة.

• تحديد العلاقة بين الإدارات المختلفة التي تنفذ وظيفة أو نشاط محدد.

• تحديد المستندات والسجلات المستخدمة في تنفيذ الإجراءات الخاصة بوظيفة أو نشاط معين.

• التعرف علي حركة المستندات بين الإدارات المختلفة لتنفيذ نشاط محدد.

• تحديد توزيعات أصول وصور المستندات بين إدارات المنشأة والمشتركة في تنفيذ نشاط معين من أنشطتها.

…..

أنواع الدورة المستندية للمخازن ومهامها

تنقسم لدورتين هما:

اولاً الدورة المستندية للمخازن في حالة المشتريات:

ثانياً الدورة المستندية في حالة البيع والصرف:

الدورة المستندية للمخازن في حالة المشتريات

تسلسل الدورة المستندية للمخازن في حالة استلام البضاعة :

1- بعد أرسال أمر التوريد للمورد يتم أرسال صورة من أمر التوريد الي المخازن ولكن بدون أسعار الاصناف وذلك حتى يتم أشعار المخازن بتلك الاصناف وللاستلام المبدئي عليها

2- عندما تصل البضاعة او الأصناف يتم استلامها ككميات فقط ويتم توقيع أمين المخزن علي تسلمه لتلك الاصناف على منافسة النقل (ليكون مستند للشركة الموردة)

3- يتم وضع تلك الاصناف في جزء مخصص بالمخزن يسمي الفحص والاستلام ولا يتم أضافته إلا بعد فحص الجهة المتخصصة لتلك الاصناف وقبولها ومطابقتها لأمر التوريد الصادر من الشركة.

4- يتم عمل أذن الاضافة (أصل و3صور أو أصل وصورتين) ثم التسجيل في بطاقة صنف لكل صنف من الاصناف

5- يرسل أصل أذن الإضافة للمالية (حسابات المخازن) للتسجيل في الحسابات

6- يرسل صورة اذن الاضافة لمراقبة المخزون.

7- يرسل صورة من اذن الاضافة لإدارة المشتريات للمتابعة ولتسجيل أنه تم التوريد.

8- اما الصورة الاخيرة يحتفظ بها أمين المخزن.

9- في حالة التحويل من مخزن رئيسي لمخزن فرعي يكون هناك اذن تحويل معتمد.

10- في حالة ارتجاع اي بضافة يتم عمل اذن مرتجع.

……

في حالة المشتريات النشاط الصناعي أو المصانع:

الدورة المستندية للمخازن في الشركات الصناعية

تمر الدورة المستندية للمخازن في المنشأة  الصناعية بعدة مراحل، والتي يمكن تلخيصها في الخطوات التالية :

1- أمر الشراء

عندما تكون هناك احتياجات أو متطلبات، سواء كانت مواد أولية أو آلات أو معدات في قسم أو مشروع في منشأة ما ، فإن إدارة المشتريات تصدر أمر شراء يوضح المواصفات (المشتريات) للعناصر والكميات المطلوبة.

بعدها تقوم الجهة المفوضة في المنشأة  ” إدارة المشتريات ” على توقيع طلب الشراء.

يقدم الطلب للجهة المختصة بالموافقة على هذا الطلب (مدير عام – رئيس قطاع في الجهات الحكومية).

 بعد الموافقة على أمر الشراء ، تأتي المرحلة الثانية من أمر التوريد.

2- أمر التوريد

في هذه الخطوة، يتم توجيه الطلب إلى قسم المشتريات لإعداد عروض الأسعار وأمر العمل، حيث يحصل قسم المشتريات على عروض أسعار من ثلاثة أطراف على الأقل، على سبيل المثال، ويختار أعلى عرض جودة وأقل تكلفة.

بعدها تقوم إدارة المشتريات بإصدار أمر توريد إلى نقطة التوريد مع تحديد العناصر والكميات المطلوبة.

يتم في مرحلة التسليم استلام الأصناف وفق ترتيب التسليم من قبل لجنة التفتيش والاستلام وتضاف إلى المخازن في سجلات الفحص والاستلام في حالة مطابقة الأصناف الموردة.

3- إصدار فواتير الشراء

يتم إصدار فواتير الشراء لإدارة الحسابات لاستحقاق المورد لإصدار شيك باسمه بقيمة البضائع الموردة، والاحتفاظ بنسخة منه.

4- اضافة البضائع للمخازن

تتمثل هذه الخطوة في استلام البضائع وذلك وفقا لما يلي:

الفحص والاستلام: ويتم هنا فرز البضائع المستلمة لتحديد ما إذا كان فيها مواد تالفة أو غير قابلة للاستخدام ، وفي هذه الحالة يتم ردها للمورد.

بعدها يقوم أمين المخازن باستلام الكميات الواردة بعد الاطلاع على أذونات الاضافة. ويتم ارسال  الأصول إلى الإدارة المالية، ونسخة لكل من قسم حسابات مراقبة المخزون وأمين المخازن.

5- الصرف من المخازن

وتتمثل هذه المرحلة من الدورة المستندية للمخازن في عملية صرف المخزون، تتم وفقا لمرحلتين:

صرف البضاعة الى العميل او المستلم مباشرة :

يتم صرف البضاعة من المخازن من خلال طلب الصرف المعتمد من الجهات المعنية ” ادارة المبيعات” ، ومن ثم يتم إعداد إذن الصرف والذي يحدد فيه الأصناف المراد صرفها بما يتوافق مع طلب العميل. ويتم تسجيل عملية الصرف شاملة التاريخ، رقم الطلب، واسم المستلم لإثبات خروج البضاعة من المخازن. بعدها يرسل اذن الصرف إلى الإدارة المالية ونسخة منه للعميل وأخرى للمخزن.

 صرف البضاعة الى المخازن الفرعية بالشركة :

في حالة اضافة بضائع محولة من مخزن إلى آخر فرعي، يتم تباعا لذلك إنشاء اذن تحويل والذي يتضمن تفاصيل تشمل الأصناف الواردة، التاريخ، اسم المخزن الفرعي المعني بالتوريد.

أما في حالة صرف بضاعة من مخزن إلى آخر تابع للمنشأة، فهنا يتم إنشاء ” اذن تحويل صادر ” يتضمن كافة الأصناف التي تم تحويلها، التاريخ واسم المخزن الذي تم تحويل البضائع الصادرة إليه.

6- البضاعة المرتجعة والتالفة

وتمثل هذه الخطوة أخر مراحل الدورة المستندية للمخزون في المنشآت الصناعية، وتشمل:

 البضاعة المرتجعة من العملاء الى المخزن

يتم اعداد اذن ارتجاع الاصناف الواردة، ويتضمن الإذن كافة الأصناف المرتجعة، اسم العميل وتاريخ الإرجاع.

البضاعة المرتجعة الى الموردين

يتم إعداد اذن الارتجاع والذي يتضمن كافة أنواع الأصناف المرتجعة بالكميات وكذا بيانات المورد، ومن ثم ردها إلى الموردين.

البضاعة التالفة أو الراكدة

وهنا يقوم أمين المخزن بجمع مختلف بيانات البضائع التالفة والراكدة، بعدها يتم تصنيف هذه الأخير وتسجيلها في كشف جرد خاص والذي يتم ارسال أصله إلى إدارة المنشأة ونسخة منه للإدارة المالية وأخرى للمخزن.

ولاستكمال الدورة المستندية للمخازن، يقوم أمين المخزن بتسجيل بيانات البضائع في ” كارت الصنف ” الخاص بكل صنف من أصناف البضائع الموجودة في المخازن وفقا لما تم استلامه وإصداره خلال الفترة المالية بحيث يكون رصيد كل صنف مطابق للكميات الموجودة بالفعل في المخزن.

ويتم ارسال كشف جرد إلى الإدارة المالية كل شهر يتضمن كافة الأصناف الموجودة في المخزن بالكمية.

…..

ثانياً في حالة الصرف من المخازن:

صرف البضاعة الى العميل او المستلم مباشرة

تصرف البضاعة من المخازن من خلال اذن صرف تم اعتماده من (ادارة الشركة – إدارة المبيعات).

انشاء اذن صرف من المخازن يوجد به جميع الاصناف المراد صرفها من المخازن مع تسجيل التاريخ ورقم إذن الصرف واسم المستلم لأثبات صرف البضاعة من المخازن.

يتم ارسال اصل اذن الصرف الى الادارة المالية وصورة منه لكل من العميل والمخزن

صرف البضاعة الي المخازن الفرعية بالشركة:

صرف البضاعة الى المخازن الفرعية بالشركة التسلسل يكون كالأتي:

1.عند اضافة بضاعة محولة من مخزن الى مخزن تابع للشركة:

• يتم انشاء اذن تحويل وارد يحتوي على جميع الاصناف الواردة والتاريخ واسم المخزن الفرعي الوارد منه البضاعة المستلمة.

2.عند صرف بضاعة من مخزن الى مخزن تابع للشركة:

• يتم انشاء اذن تحويل صادر يحتوي على جميع الاصناف المحولة والتاريخ واسم المخزن المحول اليه البضاعة الصادرة.

….

ثالثا البضاعة المرتجعة و التالفة:

وهي اخر مرحلة من مراحل الدورة المستندية للمخازن وتنقسم الى الاقسام التالية:

البضاعة المرتجعة من العملاء الى المخزن

يتم انشاء اذن ارتجاع اصناف واردة يحتوي على جميع الاصناف المرتجعة الى المخازن والتاريخ واسم العميل .

البضاعة المرتجعة الى الموردين :

• يتم انشاء اذن ارتجاع اصناف صادرة يحتوي على بيانات المورد وجميع كميات وأنواع الاصناف التي تم ردها الى المورد .

البضاعة التالفة أو الراكدة

• يقوم أمين المخزن بتجميع كافة البيانات عن البضاعة التالفة والراكدة ثم تصنيفهم وتسجيلهم في كشف جرد خاص ويتم ارسال اصل الكشف الى الادارة العليا للشركة وصورة منه لكل من (الادارة المالية – المخزن)

• يعمل أمين المخازن بالشركة على تسجيل البيانات في كارت الصنف لكل صنف بضاعة موجود في المخزن من خلال الاذون التي تم اصدارها واستلامها طوال الفترة المالية بحيث يصبح رصيد كل كارت صنف مطابق الى رصيد كل صنف موجود في المخزن بالفعل.

• يتم ارسال كشف جرد شهريا للإدارة المالية بالشركة يحتوي على جميع الاصناف الموجودة في المخازن وكمياتها .

…………………………………..

كيف يساعدك برنامج مخازن لينكيت في ادارة الدورة المستندية للمخازن

• التسجيل في دفتر اليومية
• الترحيل إلى دفتر الأستاذ
• إعداد ميزان المراجعة قبل التسوية 
• إعداد ميزان المراجعة بعد التسوية
• إعداد القوائم المالية /قائمة الدخل – قائمة المركز المالي
• التقارير التي يقدمها برنامج مخازن لينكيت 

…..

نماذج الدورة المستندية للمخازن

محضر فحص واستلام رقم ( )

إنه في يوم ….. الموافق …. تم تشكيل لجنة فحص واستلام مكونة من :

السيد / …..                    رئيسا

السيد / …..                   عضوا من إدارة المشتريات

السيد / …..                   عضوا أمين المخزن المستلم

   وقد قمنا بفحص الأصناف الواردة من المورد …..

      وعنوانه ….

بعد الفحص والمعاينة نرى أن أسباب رفض الأصناف هي :                      

1-

2-

3-

أعضاء اللجنة                                   رئيس اللجنة

استلمت الأصناف المقبولة وتمت إضافتها إلى المخزن بإذن إضافة رقم (   )          بتاريخ…

……………………………………….. أمين المخزن

منشأة ” س”

(              ) إذن إضـافـة مخزن رقــم          

                            التاريخ                                                                     

                                 …………………..           إســم الـمـورد                                                                         

رقـم الـفـاتـورة   (             )      تـاريـخـهـا       

                  أمين المخزن                                                                               مراقب المخازن                 

بـطـاقـة حـركـة صـنـف رقـم (         ) مـراقـبـة مـخـزن …………………..                              

رقـــــــــم الــصــنـف ……………      

إســـــــــم الــصــنـف ……………      

وحــــــدة الــصــنـف ……………    

إذن صرف مخزن رقم (     )                                                                                                                           

الـتـاريـخ  /           /  200                                                                                        

طلب صرف رقم : …………                                                                                                  

منصرف إلى : ……………………………………..

مـحـضـر جـرد مـخـزن …………                                                                                                                                  

الـتـاريـخ :            /           /          

طلب صرف مخازن                              

                                 

التاريخ : /           /                        

الجهة الطالبة : ………………………………

                                                                       الجهة الطالبة                                           الحسابات

طلب شراء                              

                                                                                                 

التاريخ :  /           /                                                                        

الجهه الطالبة : …………………………………….